Nueva providencia para fiscalizaciones del IVSS

El pasado viernes 28 de octubre/2011, fue publicada en Gaceta Oficial N° 39.788 una providencia emitida desde el MINTRASS donde establece la documentación que debe ser "exhibida" en relación al cumplimiento de los deberes ante el IVSS. La verdad es que la documentación no difiere mucho de lo que siempre han solicitado los inspectores de este ente cuando fiscalizan las empresas, lo que llama la atención es que la providencia refiere que ésta debe ser exhibida; de tal manera que preparémos para aportar una pared completa de nuestras organizaciones a la cantidad de papeles requeridos, no solo por el IVSS, sino también por el SENIAT, SUMAT, INPSASEL, etc...

En resúmen, los documentos son:

1. Forma 14-01 (CÉDULA DEL PATRONO O EMPRESA) o Registro en el Sistema TIUNA, debidamente recibida y sellada por la Caja Regional correspondiente
2. Forma 14-02 (REGISTRO DE ASEGURADO) o Registro en el Sistema TIUNA, debidamente recibida y sellada por la Caja Regional correspondiente
3. Forma 14-03 (PARTICIPACIÓN DE RETIRO DEL TRABAJADOR)  o Registro en el Sistema TIUNA, debidamente recibida y sellada por la Caja Regional correspondiente
4. Forma 14-133 (CONVENIMIENTO DE PAGOS) - si lo hubiere - o Constancia emitida por el Sistema TIUNA
5. Las tres (3) últimas órdenes de pago emitidas por el IVSS junto a los respectivos depósitos bancarios por medio de los cuales fueron pagadas
6. Nómina de los trabajadores de los últimos tres años con la siguiente información: 

• Nombres y apellidos
• Número de cédula de identidad
• Cargo
• Salario devengado (DIARIO, SEMANAL y MENSUAL).... si... aunque ud. no lo crea!!!!
• Fecha de ingreso 

     7. Declaración trimestral de trabajadores ante el MINTRASS de los últimos tres ejercicios fiscales

     8. Copia de la declaración de ISLR de los últimos tres ejercicios fiscales

     9. Acta Constitutiva y sus modificaciones

    10. Registro Patronal de Asegurados con la siguiente información de cada asegurado:

• Nombres, apellidos y dirección
• Número de registro en el Seguro Social
• Fecha de ingreso a la empresa o establecimiento
• Salario devengado (DIARIO, SEMANAL y MENSUAL)
• Ocupación
• Cotización Semanal
• Fecha de retiro y.....
• CUALQUIER OTRO DATO QUE ESTIME DE INTERÉS EL INSTITUTO

"El patrono está obligado a  conservar durante CINCO (5) años el registro a que se refiere el artículo anterior. Y muy importante la siguiente acotación: En aquellos casos donde los empleadores y empleadoras mantengan instalaciones fuera de la jurisdicción de la casa matriz, éstas deberan conservar copias fotostáticas de la documentación a la cual se contrae el señalado instrumento."

VIVA EL SENTIDO ECOLOGISTA!!!!!

Y aún no hemos terminado:

    11. Estados financieros de los tres últimos Ejercicios Fiscales y Libros Contables

    12. Cualquier documento público o privado en el cual conste el cese de actividades. 

Es decir, si usted cerró, no se preocupe! No se va a salvar de su visita... lo van a esperar en la puerta y lo van a multar si no presenta todos los documentos, sobre todo la declaración de ISLR.

   13. Copia de los recibos de pago de los trabajadores y trabajadoras sujetos a su servicio

   14. Copia del último recibo de pago de un servicio básico... no vaya a ser que se esté robando la luz

   15. Contrato de arrendamiento del inmueble donde realiza sus actividades. Este es el documento mas importante, ya que la fiscalización incluye la asesoría de cómo se puede quedar con ese inmueble que no es suyo

   16. Copia de la cédula de identidad del empleador, representante legal o apoderado

   17. En caso de los organismos, entes y empresas del estado además de los items antes señalados los siguientes documentos:

• Nómina de jubilados
• Formulación presupuestaria de la partida de Gastos de Personal
• Balance de Comprobación y Estados de Resultados

Importante: Ya esta providencia entró en vigencia y las sanciones por incumplimiento van desde 25 UT hasta 100 UT por cada trabajador. (Lease los artículos 86 al 91 de la Ley del Seguro Social).

Si desean revisar la información completa les indico los enlaces:

http://www.tsj.gov.ve/gaceta/Octubre/28102011/28102011-3274.pdf#page=11

http://www.ivss.gov.ve/sites/default/files/leydelsegurosocial.pdf

Por: CS/cs